Hur skapar vi en tydlig jobbarkitektur?
Först och främst behöver du skapa ett ramverk som säkerställer lika lön för likvärdigt arbete, samt tydligt beskriva roller och arbetsuppgifter inom företaget. Ett tips är att skapa ett där det också går att jämföra svårighetsgraden för olika roller, tvärs över avdelningsgränserna.
Ni kan till exempel skapa fackområden som har nivåer med stigande kompetenskrav. Dessa krav, tillsammans med erfarenhet, utbildning, ansvarsnivå och prestation, kan sedan utgöra grunden för lönenivån. Att avancera i karriären, och därmed få en högre lön, innebär då att kompetenskraven ökar.
Tänk på att strukturen ni sätter ska gå att applicera på er organisation både nu och på sikt, och att nivåerna under olika avdelningar och yrkesområden bör vara jämförbara med varandra. Då är rollerna likvärdiga och samtliga löner på den nivån kan användas för att ange löneintervall och snittlön för kvinnor respektive för män, enligt lönetransparensdirektivets krav.
Ska vi harmonisera kompetensnivåerna?
Den jobbarkitektur ni skapar bör i första hand uppfylla behoven som finns i er egen organisation. Den bör vara lagom detaljerad, tillräckligt enkel att förstå och ge tillräckligt utrymme för att skilja på kompetenskraven för olika roller.
Det kan samtidigt finnas fördelar med att försöka harmonisera nivåerna, eller att i alla fall kunna jämföra kompetensnivåerna, med andra organisationers jobbarkitektur. I USA och delar av Europa används ibland Hay grades för att beräkna kompetenskrav, utifrån krav på fackkunskap, problemlösningsförmåga, ansvar och arbetsförhållanden.
Vad ska vi tänka på när vi sätter löner?
Det går att köpa lönestatistik om ni vill jämföra er lönenivå med andra företag. Självklart behöver de löner ni erbjuder medarbetare med särskilt efterfrågad kompetens vara konkurrenskraftiga. Så länge ingen diskriminering eller snedvridning uppstår har ni fortfarande rätt att sätta de löner ni önskar.
Har ni redan en mer eller mindre tydlig karriärstege, kanske med ett chefsspår och ett specialistspår, så se till att den har en tydlig koppling till kompetensnivåerna och lönekriterierna.
Hur kan vi stötta våra chefer?
Involvera cheferna direkt genom att stämma av vilka behov de ser av olika kompetensnivåer, när dessa mer tydligt ska kopplas till lönen. Passa på att samtidigt förklara grunderna i lönetransparensdirektivet så att alla förstår bakgrunden och vad som gör arbetet nödvändigt. Stäm även av jobbarkitekturen med cheferna innan den beslutas.
Alla chefer behöver utbildas i god tid innan jobbarkitekturen implementeras och lönstransparensdirektivet träder i kraft. Det är helt nödvändigt att varje chef förstår både den övergripande strukturen och metodiken samt lönekriterierna som gäller för varje medarbetare så att de kan svara på frågor som uppkommer.
Det kan vara bra att chef och medarbetare under utvecklingssamtalet diskuterar kompetenskraven för medarbetarens roll och vilken kompetensnivå rollen ligger på.
En tydlig dokumentation i kombination med löpande stöd från HR kommer att underlätta mycket för cheferna i den här processen.
Vad har medarbetarna rätt att få veta?
När lönetransparensdirektivet väl träder i kraft har varje medarbetare rätt att begära skriftlig information om sin egen lön och genomsnittslönen för medarbetare som utför likvärdigt arbete hos samma arbetsgivare. Man har däremot inte rätt att få veta löneintervall för alla nivåer på företaget bara för att man är nyfiken.
Det är lämpligt att uppdatera personalhandboken så att det framgår vilken information företaget kommer att tillhandahålla.
Ni väljer själva om ni vill dela löneinformation aktivt i samband med utvecklings- eller lönesamtal eller om det är något medarbetarna själva ska fråga efter. Men tänk på att företaget ska informera medarbetarna om deras rätt till information, minst en gång per år.
När det gäller nyrekryteringar så ska kandidaten informeras om löneintervallet i så god tid att en informerad löneförhandling kan genomföras, men det är självklart tillåtet att vara helt transparent med lönen redan i anställningsannonsen. Det kan till och med spara en hel del tid – ni slipper kandidater som visar sig ha helt andra lönekrav än vad ni tänkt er.
Vad behöver vi mer tänka på?
För att löneinformationen ska bli rätt krävs att ni kvalitetssäkrar all data i HR-systemet. Har ni 100 eller fler anställda ska ni rapportera nyckeltal och eventuella löneskillnader mellan kvinnor och män till DO.
Om ni köper in lönehanteringen av en leverantör behöver du eventuellt uppdatera avtalet med dem så att rapporteringen ingår i deras uppdrag.
Ni behöver också fortsätta göra regelbundna lönekartläggningar och analyser, men det arbete bör faktiskt bli lättare när jobbarkitekturen är på plats och all data är kvalitetssäkrad!
Arbetsbeskrivningen då?
I arbetsbeskrivningen går det att beskriva rollen i större detalj och med fler nyanser. När jobbarkitekturen finns på plats och kompetensnivåerna är definierade, så underlättar det om alla rollbeskrivningar även refererar till dessa för att inga tveksamheter ska uppstå.
Hur bråttom är det?
Lönetransparensdirektivet antogs av EU 2023 och börjar att gälla i Sverige 1 juni 2026. För att hinna göra rätt förberedelser behöver ni påbörja arbetet redan nu, om ni inte redan är igång.
Vill du få en flygande start, eller hjälp att säkra upp att ni gör rätt saker, kan du så klart ta hjälp av en extern konsult, men var medveten om att ägarskapet över frågan ligger hos er som arbetsgivare.
