Misstag kan skapa stora kostnader
Fel pensionsinbetalningar kan drabba företaget ekonomiskt mycket långt in i framtiden. Tjänstepensionen och tillhörande försäkringsskydd är precis som lönen en viktig del av anställningsvillkoren. En stor skillnad mellan lön och tjänstepension är dock de anställdas möjlighet att upptäcka felaktigheter. Om det blir fel med lönen är det oftast något som upptäcks tidigt genom att den anställde ser direkt på lönespecifikationen att något avviker, och det är oftast ganska enkelt att rätta till.
Blir det däremot fel med pensionsinbetalningarna så märks inte detta – och om det upptäcks är det i regel långt mycket senare. Företaget är skyldigt att rätta till fel som upptäcks inom 10 år efter att pensionen börjat betalas ut. Om pensionsinbetalningarna varit för små under flera decennier eller långt tillbaka i tiden kan ränta-på-ränta-effekten göra det mycket kostsamt att kompensera den anställda. Se därför till att allting blir rätt direkt. Här är några fel du absolut vill undvika att göra:
Kollektivavtal men inte matchande pensionsavtal
När företaget har kollektivavtal tillkommer olika åtaganden om vilka pensionslösningar och försäkringar som ska tecknas. Enligt kollektivavtal ska tjänstepensionen för anställda arbetare administreras av Fora och tjänstepensionen för anställda tjänstemän av Collectum. Betalar du inte in pensionspremierna dit, uppstår en pensionsskuld som dessutom tickar premietillägg/pensionsavgift.
Under pandemin var det många företag som mer eller mindre akut tecknade kollektivavtal eller hängavtal för att kunna permittera mer fritt. Vad många inte tänkte på då är att kollektivavtalet också innebär en plikt att teckna pensioneringsavtal med Collectum respektive Fora. Om ditt företag fortsatt med samma tjänstepensions- och försäkringslösning till ett individualbolag (till exempel SPP) som innan ni tecknade kollektivavtalet, behöver ni se över detta direkt, gärna i samarbete med en kunnig pensionsjurist.
Missen med kollektivavtal eller hängavtal
Det låter konstigt, men det är vanligare än man kan tro att de ansvariga på ett företag inte känner till att företaget har tecknat kollektivavtal eller hängavtal. Det kan bero på att man tecknade avtalet långt tillbaka i tiden, att nyckelpersoner slutat eller att man blivit vilseledd av okunniga rådgivare eller förmedlare.
Ditt företag kan också ha blivit ”smittat” av kollektivavtal/hängavtal i samband med uppköp och verksamhetsövergång av bolag – till exempel om ditt företag köpt ett bolag med kollektivavtal. Denna fråga kan vara klurig att utreda, framför allt om det gäller ett hängavtal eftersom det inte finns registrerat på samma sätt som kollektivavtal. Har företaget blivit ’smittat’ så uppstår samma skyldigheter att teckna kollektivavtalad tjänstepension och försäkringar som om ni aktivt tecknat ett kollektiv/hängavtal.
Ni undantar deltidsanställda eller tidsbegränsat anställda
I företag som inte har kollektivavtal är det fritt fram att betala eller inte betala för tjänstepension och riskförsäkring till de anställda. Här förekommer det att en del företag tecknar tjänstepension och försäkring för de heltidsanställda medarbetarna, men inte för de som arbetar deltid eller har en tidsbegränsad anställning (till exempel provanställning). Detta är inte tillåtet, eftersom det bryter mot Lagen om förbud mot diskriminering av deltidsarbetande arbetstagare och arbetstagare med tidsbegränsad anställning.
Du får alltså inte undanta medarbetare från tjänstepensionen enbart baserat på anställningsformen. Gör ni det så ligger det garanterat pensionsskulder och tickar för dessa arbetstagare, men framförallt riskerar ni mycket stora kostnader om någon deltids- eller tidsbegränsat anställd som ni undantagit från pensionpolicyn skulle bli livsvarigt sjuk och står utan försäkring. Då får ni som arbetsgivare täcka hela den kostnad som en sjukförsäkring och premiebefrielseförsäkring annars täckt (dock längst till och med 65 års ålder).
Ni använder fel pensionsmedförande lön
När du räknar ut pensionsmedförande lön finns det olika tillägg som ska eller inte ska räknas med i den pensionsmedförande lönen. Har man kollektivavtal för tjänstemän och har både ITP1 och ITP2 så skiljer sig definitionen av vad som ska utgöra pensionsmedförande lön.
Fullständiga listor över vilka tillägg och lönetyper som ska räknas in i den pensionsmedförande lönen för ITP1 respektive ITP2 och SAF-LO (arbetare) finns på:
När det gäller icke-kollektivavtalade arbetsgivare så är det många som inte skriver ut vad som ska anses vara pensionsmedförande lön, eller som skriver en otydlig eller motstridig definition. Det är värt att komma ihåg här att huvudregeln är att otydligheter i detta sammanhang kommer tolkas till arbetstagarens fördel!
Ni rapporterar in löneuppgifter för sällan
Det här gäller framför allt företag med kollektivavtal och anställda med ITP1. Där gäller kontantlöneprincipen och då räcker det inte att rapportera in lönerna en gång per år, som vissa bolag gör, utan det ska göras månadsvis. Tjänstepensionspremien är enligt kollektivavtal på 4,5–6,5% av lönen, upp till en årslön på 7,5 inkomstbasbelopp, vilket 2025 motsvarar en månadslön på 50 375 kr. För den del av lönen som överskrider denna summa gäller en pensionspremie på 30–32% upp till 30 inkomstbasbelopp.
För anställda med en stor del rörlig lön (ex, provision, bonus) kan inkomsterna enskilda månader sticka iväg högt över gränsen där tjänstepensionspremien blir 30%, samtidigt som lönen andra månader ligger avsevärt lägre. Att då räkna ut pensionspremien på ett snitt över hela året kan bli till stor nackdel för den anställde. Lönerna ska därför rapporteras in månadsvis för korrekt beräkning av tjänstepensionspremien.
Ni glömmer att nya pensionsvillkor ska godkännas
Som företag utan kollektivavtal byter ni säkert pensionsleverantör ibland. Det innebär att de sparformerna som är tillgängliga för de anställda och villkoren för dessa kan förändas, liksom försäkringsvillkoren i riskförsäkringarna.
Dessa förändringar är inte nödvändigtvis positiva för de anställda, särskilt om upphandlingen drivits av att hitta en lösning som är mindre kostsam för företaget. Det är viktigt att komma ihåg här att tjänstepension och försäkringsskydd anses utgöra ett så kallat väsentligt anställningsvillkor. Det betyder att arbetsgivaren inte ensidigt kan förändra dessa löften. Förändringar av tjänstepension och försäkringsskydd måste alltså förhandlas och godkännas av samtliga medarbetare som berörs.
För att göra ett väsentligt anställningsvillkor till ett ensidigt utgivet löfte (ett löfte som arbetsgivaren faktiskt med bindande verkan får ändra ensidigt) krävs en större avtalsrättslig åtgärd eftersom bevisbördan för detta ligger helt på arbetsgivaren. Det räcker alltså inte med en hänvisning till ”vid varje tid gällande pensionspolicy” eller en skrivning i policyn i stil med ’förändringar i policyn måste informeras de anställda’.
Ni lovar villkor ”motsvarande nivå enligt kollektivavtal”
Det är vanligt att företag utan kollektivavtal gör det enkelt för sig i anställningsavtal och anger att tjänstepension ska betalas på motsvarande nivå som under kollektivavtal och med samma försäkringsskydd. Detta är inte att rekommendera av flera anledningar.
En stor anledning är att det inte finns samma lösningar tillgängliga för icke-kollektivavtalade bolag (exempelvis förmånsbestämd lösning liknande ITP2), och om de finns så är de otroligt dyra. Den andra aspekten gäller TFA, arbetsskadeförsäkringen. Denna arbetsskadeförsäkring finns endast hos Fora (Afa Försäkring).
Lovar ni TFA för era anställda så måste ni ha koll på om ni har anställda som klassas som tjänstemän eller som arbetare. Har ni enbart tjänstemän så går det bra att endast teckna TFA. Finns det arbetare anställda, uppstår däremot en skyldighet för er som arbetsgivare att teckna upp hela SAF-LO planen för arbetarna (alltså även ålderspensionen och samtliga riskförsäkringar).
Det är inte heller helt ovanligt att man i sin policy har lovat ’kollektivavtalsenliga villkor’ men inte tecknar TFA, utan har fått rådet att det går lika bra med en olycksfallsförsäkring. En olycksfallsförsäkring är inte samma sak som TFA, vilket innebär då att ni som arbetsgivare inte fullgör ert löfte.
